En attestant är person som har rätt att attestera fakturor, kontera fakturor och godkänna en faktura för betalning.

Att attestera fakturor och kontera fakturor elektroniskt är enkelt och mycket smidigare än att göra det för hand. Inköpsorderbaserade fakturor är redan vid ankomst attesterade och konterade och behöver därför inte behandlas. Vid elektronisk fakturaattest av ej inköpsorderbaserade fakturor i MediusFlow får användaren ett meddelande i sin MediusFlow-inkorg, eller ett e-postmeddelande, där han eller hon enkelt får en överblick av fakturan och lätt kan välja att attestera fakturan. Kontering kan göras genom att skriva in kontonummer eller text efter konteringsmallar eller genom automatik utifrån olika i förväg uppsatta konteringsregler.

Tidsödande differenshantering kan bli ett minne blott med ett elektroniskt fakturahanteringssystem. Med ett system som matchar fakturor på radnivå slipper ni den manuella avprickningen mot inköpsorder och om differenser uppstår behandlar ni dessa på artikelnivå. Differenshantering i MediusFlow sker enkelt och överskådligt. översiktligt visas om det är en kommersiell-, antals- eller pris-diff. I MediusFlow™ kan regler för differenshantering sättas upp på huvud eller radnivå. Medius är med MediusFlow lösningsledande i Norden på fakturamatchning på radnivå.

Distributionsvägen är den väg som en leverantörsfaktura distribueras inom MediusFlow. Med MediusFlow kan distributionsvägen sättas upp efter många olika variabler, till exempel efter leverantör eller inköpare. Alternativt kan ett extra atteststeg sättas upp vid ett visst belopp. MediusFlow konfigureras så som ni önskar.

E-faktura, eller elektronisk faktura är en faktura som skickats digitalt från leverantör till beställare. Det finns idag flera olika format för e-fakturor, beroende bland annat på bransch, geografi och storlekt på företag. För mindre till medelstora företag rekommenderar vi på Medius det vanliga PDF-formatet för e-fakturor då detta format är mycket enkelt för användare att ta till sig, det kostar inget extra att använda och nästan alla leverantörer kan skicka e-fakturor i pdf-format. Det finns många fler format på e-fakturor varav några är ebXML, XML, EDIFACT, Svefaktura och STFI.

Läs mer om hur ni kan effektivisera er organisation genom att hantera fakturor elektroniskt med MediusFlow.

Förkortning för Enterprise Content Management. Enkelt kan ECM förklaras med elektroniska lösningar som hanterar ostrukturerad information från det att de skapas till dess att de arkiveras för lagring eller slängs. ECM brukar förklaras med engelska termer och innefattar det mesta där information hanteras elektroniskt. ECM kan vara Document management, workflow-lösningar, web-publiceringsverktyg, knowledge management, business process management, content security, search, browsing, electronic records management med mera.

EDI står för Electronic Data Interchange och är ett generellt ramverk som legat till grund för flera olika standarder. EDI innebär överförandet av information enligt ett överenskommet format. EDI används ofta för hantering av överföring av information som lagersaldon, kataloginformation, inköpsorder, orderbekräftelse, leveransaviseringar och fakturor mellan större företag och institutioner. Det finns idag ingen världsstandard för EDI, utan det finns istället flertalet varianter, framförallt av EDIFACT som är den standard som FN utvecklat. Inom fordonsindustrin används huvudsakligen Odette, en variant av EDIFACT, för informationsutbyte medan Sveriges kommuner och landsting använder sig av SFTI, eller Single Face To Industry. STFI är en heltäckande svit för e-fakturahantering och e-handel. För e-fakturahantering används av Sveriges myndigheter Svefaktura som är en del av STFI.

Läs mer information om hur MediusFlow kan hantera era EDI-fakturor här.

EDIFACT är den internationella EDI-standarden utvecklad av FN. EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) används primärt inom högteknologiska-, civila flyg-, handels-, och turism-industrier i Europa, där det fick genomslag först. Inom Europeiska energimarknaden är det idag ett krav att använda sig av EDIFACT.

Förkortning för elektroniskt fakturahanteringssystem. Ett EFH-system är ett system för elektronisk distribution, kontering och attestering av fakturor. För mer information se elektroniskt fakturahanteringssystem.

Läs mer om hur MediusFlow fungerar som EFH-system här.

Ej inköpsorderbaserade fakturor innebär att de ej kan kopplas mot en inköpsorder. Detta innebär att kontering samt attest sker vid ankomst av fakturan. Med en ej inköpsorderbaserad faktura menar vi fakturor som ej kan kopplas mot inköpsorder, till exempel inköp av kontorsmaterial, tjänster och marknadsföring och rena omkostnadsfakturor som till exempel mobiltelefon med mera. Ju fler fakturor som är kopplade mot inköpsorder desto bättre kontroll på ert kassaflöde. Med MediusFlow™ inköpsmodul kan ni hantera alla inköp, varor som tjänster. Allt konteras och attesteras redan innan inköpet och felaktiga inköp undviks.

Elektronisk fakturahantering (EFH) avser den interna hanteringen av en faktura i ett elektroniskt arbetsflöde eller workflow. EFH innebär i grunden intern distribution av fakturor, kontering, attest och arkivering. EFH förutsätter e-fakturor eller skanning och tolkning av pappersfakturor till ett elektroniskt format. På Medius ser vi det som en själklarhet att EFH även innebär matchning av fakturor mot inköpsorder. Medius är med MediusFlow™ lösningsledande i Norden på fakturamatchning på radnivå.

Elektronisk fakturering effektiviserar processen inköp till betalning och spar tid, pengar och miljö. Elektronisk fakturering gör att pappersfakturor undviks helt och fakturan tas automatiskt emot i MediusFlow. Om era leverantörer kan fakturera elektroniskt bör ni rekommendera dem att göra det, då momentet skanningen av leverantörsfakturor försvinner.

Ett elektroniskt fakturahanteringssystem effektiviserar och optimerar hanteringen av fakturor. Ett elektroniskt fakturahanteringssystem är ett system för elektronisk distribution, kontering och attestering av fakturor. Fördelarna med ett elektroniskt fakturahanteringssystem är att företag minskar behovet av resurser och därmed reducerar hanteringskostnaderna avsevärt. Företaget får dessutom en bättre överblick över alla flöden i organisationen och det är lätt att lokalisera enskilda ärenden. Att använda MediusFlow för hantering av leverantörsfakturor innebär att företag sparar tid som idag går åt till mindre kvalificerat manuellt arbete med fakturor.

När vi talar om matchning i samband med elektronisk fakturahantering menar vi hur fakturan jämförs mot inköpsordern. Det finns två nivåer av matchning idag nämligen fakturamatchning på huvudnivå och fakturamatchning på radnivå. Fördelarna med elektronisk fakturahantering är att företag minskar behovet av resurser och därmed reducerar hanteringskostnaderna avsevärt. Företaget får dessutom en bättre överblick över alla flöden i organisationen och det är lätt att lokalisera enskilda ärenden. Att använda MediusFlow för att matcha leverantörsfakturor innebär att företag sparar tid som idag går åt till mindre kvalificerat manuellt arbete med fakturor.

På huvudnivå matchas endast fakturahuvudet mot inköpsorderhuvudet. Det innebär att information som total summa, leverantör moms med mera matchas. Dock matchas ej artikel för artikel. Fakturamatchning på huvudnivå passar företag med få eller inga inköpsorderbaserade fakturor, utan endast omkostnadsfakturor.

När fakturamatchning sker på radnivå matchas artikel för artikel mot inköpsordern. Med ett system som matchar fakturor på radnivå slipper ni den manuella avprickningen mot inköpsorder och om differenser uppstår behandlar ni dessa på artikelnivå. Medius är med MediusFlow lösningsledande i Norden på fakturamatchning på radnivå.

Att skanna fakturor, eller fakturaskanning är det första steget i flödet för att omvandla en pappersfaktura till hanterbar data. Fakturaskanning innebär att fakturan läses in och tolkas sedan av en tolkningsprogramvara som utläser text från den digitala bild som skannern skapar. Den inskannade fakturan behandlas sedan som vilken annan faktura som helst i MediusFlow™. MediusFlow behandlar alla format, exempelvis scannade fakturor, EDI, XML och så vidare, på samma sätt så att användaren alltid känner igen sig.

Läs mer om hur MediusFlow kan effektivisera er fakturahanteringsprocess här

Faktureringsprogram underlättar för leverantören att skicka e-fakturor. De flesta leverantörer kan idag skicka fakturor i PDF-format och behöver därför inget extra program för att skicka fakturorna digitalt. En pdf-faktura skickas till en e-post-adress kopplad till MediusFlow där den tolkas och behandlas precis som vanligt. Med pdf-fakturor slipper ni scanningssteget och ni kommer ett steg närmare det papperslösa kontoret.

Processen inköp till betalning innebär tiden från då det görs ett inköp till dess att fakturan är betald och arkiverad. Process inköp till betalning innehåller vanligtvis många manuella steg som kan effektiviseras och optimeras med hjälp av ett elektroniskt fakturahanteringssystem. Med MediusFlow kan hela processen inköp till betalning digitaliseras vilket innebär ökad kontroll på kassaflödet, inga oönskade inköp, överblick av organisationens processer och mycket tid över till mer värdeadderande uppgifter än de monotona och tidsödande aktiviteter som manuell fakturahantering innebär. Medius är med MediusFlow lösningsledande i Norden på processen inköp till betalning.

En inköpsorderbaserad faktura är en faktura som kan kontrolleras mot en inköpsorder. Med inköpsorderbaserade fakturor effektiviseras den interna fakturahanteringen maximalt med ett EFH-system. Ett inköp läggs i ett inköpssystem, affärssystemet eller i MediusFlow inköps-modul och när fakturan sedan anländer matchas fakturan, antingen på radnivå eller på huvudnivå, mot inköpsordern och mot inleverans. Fakturan är redan vid ankomst attesterad, konterad och om ingen differens uppstår kan den gå direkt för betalning. Om en differens uppstår med en inköpsorderbaserad faktura och fakturan är matchad på radnivå får rätt person upp endast avvikelsen och kan enkelt kontrollera vad som inte stämmer och kan utifrån den informationen fatta ett beslut om hur differensen ska hanteras. Medius är med MediusFlow lösningsledande i Norden på fakturamatchning på radnivå.

Att kontera fakturor och attestera fakturor elektroniskt är enkelt och mycket smidigare än att göra det för hand. Inköpsorderbaserade fakturor är redan vid ankomst förkonterade och behöver därför inte behandlas. Vid elektronisk fakturakontering av omkostnadsfakturor i MediusFlow får användaren ett meddelande i sin MediusFlow-inkorg, eller ett e-postmeddelande, där han eller hon enkelt får en överblick av fakturan, och lätt kan välja att attestera fakturan. Kontering kan göras genom att skriva in kontonummer eller text efter konteringsmallar eller genom automatik utifrån olika i förväg uppsatta konteringsregler.

Leverantörsreskontra heter den avdelningen som har ansvar för att betala leverantörsfakturor. Med MediusFlow effektiviseras leverantörsreskontra och personalen kan ägna sin värdefulla tid åt värdeadderande uppgifter istället för de tidskrävande uppgifter som manuell fakturahantering ofta innebär.

Det första steget i att digitalisera fakturahanteringsprocessen är att skanna fakturor som kommer i pappersformat. Efter att fakturan skannats tolkas den med hjälp av en tolkningsprogramvara som omvandlar texten på den digitala fakturabilden till data som sedan överförs till MediusFlow för att matchas mot inköpsorder.

I de fall man inte vill skanna sina leverantörsfakturor själv kan man outsourca den delen till en skanningscentral. Skanningscentralen kommer då att skanna och tolka leverantörsfakturorna och endast skicka över den inskannade fakturabilden och den tolkade informationen till MediusFlow. Medius samarbetar med privatgirot som har stor kapacitet för att hantera skanning och tolkning av fakturor. Privatgirot erbjuder även arkivering av fakturor.

Svefakturan är ett standardiserat, enklast möjliga, förfarande för att skapa och överföra e-fakturor eller elektroniska fakturor. Svefakturan består av två delar, ett meddelande definierat av ett XML-schema och en transportprofil som beskriver hur överföringen går till. Svefakturan är framtagen utifrån UBL och ebXML Messaging Services.

Workflow betyder arbetsflöde och ett workflow-system är det system som digitalt hanterar ett workflow, eller arbetsflöde. Ett workflow kan förutom elektronisk fakturahantering till exempel vara ett dokument som alltid ska gå till tre olika personer och signeras innan det hamnar i en pärm för arkivering. Detta flöde kan digitaliseras i ett workflow. En pärm som följer med runt i alla instanser under en byggnation av ett hus, där dokument och information fylls i allt eftersom huset blir färdigt, är också ett exempel på något som kan digitaliseras i ett workflow. MediusFlow är i grunden en generell workflow-motor som kan anpassas efter ert företags behov och era flöden.