För att dra nytta av MediusFlows ärendehantering utan att ha en scanner eller elektroniska dokument finns möjligheten att manuellt registrera till exempel leverantörsfakturor. Detta är ännu ett sätt att ta in dokument som sedan vandrar genom flödena i MediusFlow™.

Ett centralt begrepp i MediusFlow™ är tolkning av information som normalt bara är läsbar av det mänskliga ögat. Med komponenten tolkning får ni in informationen från till exempel en leverantörsfaktura på såväl huvud som rad. Detta möjliggör en effektiv och säker hantering redan från start.

Alla företag vill följa upp sina processer och sin ekonomi. MediusFlow™ tillhandahåller ett antal standardrapporter som utgör grunden för er uppföljning. Med rapportgeneratorn öppnar sig nya och fler möjligheter att leverera just de rapporter ni och ert företag önskar.

Med komponenten behörighetsstyrning ges möjlighet att definiera vad användarna får göra och se inom olika ärenden, definiera attestgrupper samt konfigurera inställningar på specifika användare.

För att få effektiva processer och flöden finns det en påminnelsehanterare i MediusFlow™. Den reagerar om någon av de regler som satts upp bryts. Som exempel kan nämnas när en faktura inte har åtgärdats ett antal dagar före förfallodatum, då kan en påminnelse gå till den ansvariga via e-post. På så sätt minskas risken för att något glöms bort.

Naturligtvis finns det en komponent som definierar och styr de flöden som ni vill använda. Förutom att hantera de fördefinierade flödena i standardversionen kan denna också nyttjas för att skapa nya flöden.

Alla ärendetyper i MediusFlow™ kan nyttja den inbyggda dokumenthanteraren. Ni kan till exempel bilägga underlag till inköpsordrar och konversationer med en leverantör till en leverantörsfaktura. Detta gör att ni samlar all information på ett ställe som dessutom återfinns i arkivet.

Förutom att ta in scannade pappersfakturor har MediusFlow™ ett gränssnitt för att ta in e-fakturor. Detta baseras på EDIFACT-standarden som är en vedertagen metod för att skicka elektroniska meddelanden. Vidare har MediusFlow™ möjlighet att hjälpa er att få in fakturor elektroniskt från era leverantörer via vårt samarbete med Pagero som är en av Sveriges ledande efaktura-växlar.

I MediusFlows arkiv kan användaren söka reda på redan utförda ärenden. Detta kan vara fakturor mot ett visst kostnadsställe, fakturor från en leverantör, inköp gjorda av en viss användare samt många andra urvalskriterier.

Flera av Medius kunder bedriver sin verksamhet i flera företag och på flera orter. Därför har MediusFlow™ från grunden utvecklats för att stödja decentraliserade organisationer. Företagsstyrningen innebär att flera företag kan hanteras inom samma installation men med olika uppsättning avseende till exempel kontoplan, attestregler, leverantörsregister och artikelregister. Ortsstyrning innebär att åtgärder som till exempel att analysera en differens kan styras ut på den ort (eller butik) där ett inköp har skapats.