Ta kontroll över avtal med MediusFlow avtalsmodul

Följ den digitala utvecklingen genom att förbättra din avtalshantering, vi garanterar att det lönar sig!

Avtal utgör ett av företagets viktigaste dokument. Trots detta har flera företag inte en effektiv avtalsförvaring. Många företag arbetar med pappersbaserad avtalsförvaring vilket försvårar informationsdelning och sökning. Många gånger saknas dessutom uppföljning av vilka avtal som löper ut och när. Avtal förlängs ibland utan att någon i företaget har kontroll över det. Vidare saknas uppföljning av huruvida inkommande leverantörsfakturor verkligen överensstämmer med ingångna avtal.

Kontroll över avtal

Med MediusFlow™ avtalsmodul ökas kontrollen över ingångna avtal. Avtal skannas in och lagras i en databas. När fakturan inkommer sker matchning mot avtalet och om avvikelse föreligger skickas ärendet till avtalsansvarig på företaget. Vidare kan larm kopplas till giltighetsdatum på avtalet för att minska risken att avtal felaktigt förlängs.

Fyra starka användningsområden

Avtalsmodulen har fyra olika användningsområden i standardutförande, nämligen inköpsavtal, orderlösa inköp (repetitiva inköp), projektbudget och inskanning av avtal. Ur ett avtal skapas ett antal matchningsobjekt, ett för varje faktura som beräknas inkomma. Dessa skapas utifrån de parametrar som är satta på avtalet och möjliggör att fakturan kan matchas när den anländer. Avtalet kan matchas på huvudnivå samt radnivå i de fall som det förekommer. Matchningskontrollen övervakar bland annat att giltighetstiden på fakturan överensstämmer med matchningsobjektets giltighetsdatum och att förutbestämda beloppsgränser inte överstigs.

Användarvänlig och effektiv

Genom det användarvänliga verktyget ökas kontrollen över aktuella avtal. Att dessutom automatiskt få påminnelse innan ett avtal går ut eller förnyas gör att det aldrig finns risk att betala några onödiga avtalskostnader. Till avtalsmodulen kan en befintlig skanner användas. Genom att använda ett digitalt arkiv som komplement till det pappersbaserade arkivet effektiveras avtalshanteringen ytterligare.