FØLG DEN DIGITALE UTVIKLINGEN ved å forbedre avtalehåndteringen. Vi garanterer at det lønner seg. Noen av de viktigste dokumenter en bedrift har, er avtaler. Til tross for dette er det mange bedrifter som ikke oppbevarer avtalene effektivt. Mange bedrifter arbeider med papirbasert oppbevaring av avtaler, noe som vanskeliggjør informasjonsdeling og søking. Mange ganger glemmer man dessuten å følge opp hvilke avtaler som utløper og når. Det hender at avtaler forlenges uten at noen i bedriften har kontroll over det. Videre følger man ikke opp hvorvidt innkommende leverandørfakturaer virkelig stemmer med avtalene som er inngått.
KONTROLL OVER AVTALER
Med Medius’ avtalemodul øker kontrollen over inngåtte avtaler. Avtaler blir skannet inn og lagres i en database. Når fakturaen kommer inn, sammenpasses den med avtalen. Dersom det foreligger avvik, blir saken sendt til den avtaleansvarlige i bedriften. Videre er det mulig å koble en alarm til avtalens gyldighetsdato, og dermed minske risikoen for at avtalen blir feilaktig forlenget.
SJU STERKE BRUKSOMRÅDER
MediusFlow avtalemodul har sju forskjellige bruksområder i standardutførelse, nemlig partneravtale, kundeavtale, artikkelavtale, ansettelsesavtale, leasingavtale, leieavtale og abonnementsavtale. Ut fra en avtale blir det opprettet et antall sammenpassingsobjekt, ett for hver faktura som man regner med vil komme inn. Disse opprettes ut fra hvilke parametere som er fastsatt for avtalen, og gjør det mulig å sammenpasse fakturaen når den kommer. Avtalen kan sammenlignes på hovednivå samt linjenivå i de tilfeller dette forekommer. Sammenpassingskontrollen overvåker blant annet at gyldighetstiden på fakturaen stemmer overens med sammenpassingsobjektet samt at forhåndsbestemte beløpsgrenser ikke overstiges.
BRUKERVENNLIG OG EFFEKTIV
Fordelene med MediusFlow-modulen for avtalehåndtering er at bedrifter øker kontrollen over aktuelle avtaler ved hjelp av et brukervennlig verktøy. Når man i tillegg får en automatisk påminnelse før en avtale går ut eller fornyes, risikerer man aldri å betale unødige avtalekostnader. Til Medius’ avtalemodul kan man bruke eksisterende skanner. Ved å utnytte et digitalt avtalearkiv som supplement til et papirbasert arkiv, effektiviseres avtalehåndteringen ytterligere.
|
Mediusflow™ 
